În 1978, Președintele American
Jimmy Carter a intermediate primul acord de pace, în 2000 de ani, între Egipt și
națiunea liberă Evreiască. Dacă email-ul ar fi fost la vremea aceea la fel de
răspândit ca astăzi, credeți că l-ar fi putut folosi ca să economiseacsă
tuturor timp de 13 zile petrecute la Camp David?
Mulți clienți mă întreabă dacă ar trebui să negocieze
prin email, așteptând să le răspund cu NU. Iar răspunsul meu de fiecare data
este același – “Absolut. Câteodată.” Iată câteva lucruri de luat în considerare
înainte de a apăsa butonul TRIMITE.
Cu toții știm că o întâlnire personală oferă cele mai
bune oportunități pentru conversații nuanțate. Limbajul corpului și tonul sunt
importante atunci când analizăm balanța puterii, când putem observa semnale
(arii de flexibilitate) și aspect legate de reformulare. “Fiind acolo” vă oferă
oportunitatea maximă de a explora răspunsurile celeilalte părți cu întrebări
suplimentare, să le urmăriți răspunsurile la propuneri și să luați “pulsul” sau
temperatura întâlnirii.
Pentru afaceri importante, îmi place să evaluez
potențialul cost al unui singur semnal pierdut (“Avem nevoie de aproximativ 8%
discount”) comparativ cu cheltuiala și timpul petrecut cu deplasarea. La un
contract comercial mare, capacitatea de a salva 1%, de a introduce o variabilă
nouă, sau de a reformula înțelegerea pe baza unui semnal subtil, poate să facă,
ca cheltuielile de deplasare să fie insignifiante.
Cu toate acestea, în condițiile actuale aglomerate de
piață, nu este foarte practic ca toate negocierile să se deruleze în persoană. Telefonul
(și din ce în ce mai frecvent, video-conferința) este foarte potrivit pentru
multe întâlniri. Dacă negociați în echipă, un avantaj la telefon, (în afară de
evitarea zborurilor anulate și a mâncării proaste pe avion) ar fi posibilitatea
de a schimba mesaje instante pe mesagerie cu colegii, pe măsură ce se derulează
discuția. Acest lucru poate fi extrem de util pentru a împărtăși semnalele de
flexibilitate, sau sfaturi legate de strategie – încercați doar să fiți mai
degrabă un sfătuitor decât un critic.
Dezavantajul mare al conversației telefonice și al
conferințelor video este pierderea contactului direct. Încrederea și contactul
personal pot fi esențiale în negocierile dificile și este bine de luat în
considerare efectul unei strângeri de mână ferme și o legătură personală la
începutul întâlnirii comparativ cu o melodie hilară gen “Crazy Frog”, a
soneriei telefonului.
Majoritatea oamenilor sunt mai precauți cu
informațiile, când comunică la distanță, decât când stau la o cafea. Experiența
mea spune că, cu cât o relație este mai slabă, cu atât acest lucru poate deveni
o problemă; înclinați spre întâlniri personale atunci când stabiliți (sau
reparați) relații importante.
În negocieri, e un pas foarte mare până la email, cu o
mare pierdere de nuanță. Nu am să vă spun să nu-l folosiți, pentru că este
rapid, de încredere și este metoda prin care se desfășoară 90% din comunicarea
în afaceri. Poate fi și o metodă foarte bună de a trimite propuneri scrise. Însă,
nu ar trebui niciodată să fie folosit ca să construiască legătura inițială, să
exploreze nevoile și prioritățile, sau să caute răspunsul celeilalte părți la
propunerea făcută – lucruri pentru care, o conversație care să cuprindă
întrebări suplimentare este esențială. Asigurați-vă doar că le dați un motiv
pentru care să accepte întâlnirea – (subiect pentru o altă ocazie).
Nu uitați – când alegeți metoda de comunicare, totul
se reduce la eliminarea riscurilor. Dacă nu sunteți sigur cum să faceți,
întrebați-vă ce ar face Jimmy Carter.
Simon Letchford
Simon
Letchford – Scotwork USA/Australia
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése